Etkinlik düzenleme, profesyonelliği yansıtır.
Co-Working alanlarında etkinlik düzenlemenin püf noktaları başarılı bir organizasyon için son derece önemlidir. Yazımızı okuyarak tüm püf noktalarını öğrenin ve etkinliğinizi en iyi şekilde planlayın.
Co-Working Alanlarında Neden Etkinlik Düzenlenmeli?
Ortak çalışma alanlarında etkinlik düzenlemek hem işveren hem çalışan açısından belli avantajlar sunar. Sosyal aktiviteler, beyin fırtınası yapabileceğiniz workshoplar, sergiler, atölyeler ya da konferanslar gibi.
Co-working alanlarında farklı türde etkinlikler düzenlenebilir. Bu alanlar, pek çok organizasyon seçeneğine uygundur. Peki, bu organizasyonları kim düzenliyor? İster küçük işletme olun ister büyük bir firma ortak çalışma alanlarında etkinlik düzenlemek size ciddi avantajlar sağlıyor.
Çalışan sayınız ne olursa olsun, onlarla bilgi alışverişi yapabilirsiniz. Onlara kendilerini geliştirme fırsatı sunmanın yolu, co-working alanlarındaki etkinliklerden geçer. Atölyeler, paneller ve seminerler sayesinde şirket içi eğitimlerin sıkıcı atmosferini unutun. Bunun yerine eğitimi işinizin doğal bir parçası hâline getirin.
Örneğin bir avukatlık firması yeni bir yasa için kapsamlı bir panel planlayabilir. İhracat firmanız varsa yeni stratejiler geliştirmek için keyifli bir atölye düzenleyin.
Co-working alanları tanışma ve oryantasyon etkinlikleri için de biçilmiş kaftandır. Herkesin elinde en sevdiği içecekler, masalardaki lezzetli pastalar oryantasyona renk katar. Özellikle kıdemli çalışanların yeni işe başlayanlara verecekleri tavsiyeler oryantasyon sürecinde değer kazanır.
Eski çalışanlarla yenilerin buluştuğu en ideal ortam da ortak çalışma alanlarıdır. Bu alanlarda çalışanlarınız ile olduğu gibi iş bağlantısı kurmak isteyen firmalarla da buluşabilirsiniz. Ortak çalışmalar yürütmek veya size hizmet sunmak isteyen şirketlerle burada kolayca iletişim kurabilirsiniz. Topluluk oluşturma, ağ kurma, marka görünürlüğü gibi avantajlar da co-working alanlarını cazip kılar.
Topluluk Oluşturma ve Ağ Kurma Fırsatları
Co-working alanlarında farklı meslek gruplarından insanlar bulunur. Yazılımcılar, web tasarımcılar, ihracatçılar ve e-ticaretle uğraşanlar bu alanlarda sıkça çalışır. Bu durum size topluluk oluşturma ve ağ kurma fırsatı sunar.
Örneğin, ihracat firmanızın web sitesini profesyonelce tasarlayabilecek bir uzmana co-working alanında rastlayabilirsiniz. Bu sayede işinize değer katacak yeni iş birlikleri kurabilirsiniz. Ya da e-ticaret firmanız için tedarikçi bulma noktasında da co-working alanları iyi bir aracıdır.
Etkinlik düzenleme, unutulmaz deneyimler yaratarak farkındalık oluşturur.
Ancak bu tarz iş birlikleri için keyifli bir etkinlik düzenlemenizde fayda var. Çünkü workshop ya da kutlama tarzı etkinliklerde yapacağınız uzun uzun sohbetler yeni iş birliklerinin kapılarını aralar.
Yalnız başına çalışmak bazen keyifli olsa da bazen de sıkıcıdır. Sosyal dinamizme sahip co-working alanları özellikle yalnız çalışanlara büyük avantaj sağlar. Bu alanlarda sizin gibi freelancerlarla fikir alışverişi yapabilirsiniz. Aynı sektörde olduğunuz kişilerle farklı konular üzerine de görüşebilirsiniz.
Eğer bir freelancer iseniz freelancer tanışma toplantısı gibi bir etkinlik planlayın. E-ticaret yapıyorsanız, “2025-2026 yılının en trend ürünleri” gibi bir atölye düzenlemek faydalı olabilir. Bu tür etkinlikler, yeni iş birliklerine kapı aralayabilir.
Normalde fiziksel bir ofisiniz olsa dahi sadece etkinlikler için co-working alanlarından yararlanmanız mümkündür. Bu sayede topluluk kültürü oluştururken çalışan bağlılığına da olumlu bir katkı sunarsınız. Üstelik bunu düşük bir maliyete gerçekleştirirsiniz.
Marka Görünürlüğü ve Değer Katma
Sadece şirket içi bir etkinlik için co-working alanlarını kullanabileceğiniz gibi tanıtım amacıyla da bu alanları kullanabilirsiniz. Çünkü co-working alanları genellikle prestijli ve geliş gidiş sürecinde kolay ulaşılabilir adreslerde yer alır.
Markanızın hizmet alanına uygun etkinliklerle adınızı geniş kitlelere duyurun. Happy hour, film gösterimi ve sektörünüzden kişileri davet edeceğiniz bir oyun gecesi gibi birçok etkinlik düzenleyebilirsiniz. Co-working alanlarında değerlendirebileceğiniz çok sayıda etkinlik alternatifi vardır.
Etkinlik düzenleme, insanları bir araya getirip kalıcı bağlar kurmanı sağlar.
Etkinlik Planlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Bir etkinlik planlarken dikkat etmeniz gereken pek çok konu var. Mekân seçiminden, katılımcıların belirlenmesine kadar farklı konulara kafa yormalısınız. Her etkinliğin belli bir hedef kitlesi vardır. Yani hedef kitlenin özelliklerinin neler olduğunu bilmeli ve buna göre katılımcıları ortak bir paydada buluşturmalısınız.
Etkinliğin hedefini de ortaya koyun. Eğitim, tanışma, eğlence gibi farklı amaçlarla uygun hedefler seçin. Ya da start-up ekiplerini bir araya getirmek ya da yatırımcılarla buluşmak gibi hedeflerle etkinliklerinizi düzenleyin.
Etkinliği sadece düzenlemek de yetmez. İlgiyi her daim canlı tutmak için de bir şeyler yapmak gerek.
Öte yandan etkinliğin yeri ve zamanı da önemli. Dilerseniz katılımcı adaylarına etkinlik öncesinde bir anket gönderin. Ya da mesajlaşma gruplarından katılımcıların fikirlerini alın. Hafta sonu, iş çıkışı gibi farklı alternatifler arasından herkese uygun zaman dilimlerini seçin.
Katılımcılara özel hediyelerinizi de etkinlik öncesinde hazırlayın. Dilerseniz etkinliğe özel aksesuarlar da kullanın. Fotoğraf çekim çerçeveleri, esprili gözlükler, el pankartları yaptırarak topluluk bilinci yakalanması için eğlenceli yollar deneyin.
Mekânsal ve Teknik Altyapı İhtiyaçları
Etkinliğin yapılacağı mekândaki tüm eksikliklerin etkinlik tarihine kadar giderilmesi gerekir. Etkinlik türüne göre mekânda yapılması gerekenler değişir.
En basitinden oturma düzenini ayarlayın. Sandalye sayısı, masa genişliği gibi konularda temkinli olun. Beklediğinizden fazla katılımcı olması ihtimalini de unutmayın.
Ses sisteminin kurulması da önemlidir. Hoparlör, mikrofon gibi cihazların sorunsuz çalıştığından emin olun. Eğer sunum yapılacaksa projeksiyon cihazı ve ekran kontrollerini de yapın.
Etkinlik alanı teknik olarak kusursuz olsa da görevli sayısı ve niteliği de önemli detaylardır. Etkinlik alanında gerekli yönlendirmeleri yapacak görevliler bulunmalı. Bu sayede herkes rahatça ortamda vakit geçirir.
Dikkat etmeniz gereken bir diğer detay da ısının ve havalandırmanın yeterli olmasıdır. Yaz aylarında katılımcıların terlemesini, kışın ise üşümesini önlemek için ortam ısısını kontrol edin. Etkinlik boyunca ideal sıcaklıkta bir ortam sağlamak önemlidir. İdeal ısı için gerekli düzenlemelerin ardından etkinliğin öncesinde diğer ortam koşullarını da denetleyin.
Dekoratif düzenlemeler yeterli mi, aydınlatma uygun mu, havalandırma nasıl gibi soruları mutlaka co-working alanı yetkililerine sorun.
Etkinlikler marka tanıtımı için kaçırılmayacak fırsatlar sunar. Panolarda, dijital ekranlarda logolarınız, tanıtımlarınız yer alsın. Stickerlar, not defterleri ve kalemler etkinlik saatinden önce masalardaki yerini alsın. Siz de böyle hediyeler sunarak kurumsal kimliğinizi yansıtın.
Katılımcı Deneyimi ve Program Akışı
Bir etkinlik ne denli ilgi çekici olursa katılımcı sayısı o kadar fazla olur. İlgi çekmek için ilk olarak hoş bir şekilde konuklarınızı karşılamaya özen gösterin. Karşılama masasında katılımcı sayısına uygun sayıda görevli olsun.
Ayrıca ikramlar da ulaşılabilir bir noktada olsun ki konuklarınız canları istedikçe lezzetli ikramları tatsın. Fonda çalan rahatlatıcı bir müzik de katılımcıların kendilerini iyi hissetmelerini sağlar. Yani işin özeti tek başına organizasyona katılanların dahi sıkılmadan vakit geçireceği bir atmosfer oluşturun.
Sıkıcı ve sadece tek yönlü bir etkinlik yerine etkileşimli bir ortam oluşturun. Soru cevap etkinliği, tanışma oyunları, paylaşım panoları gibi pek çok etkinlik seçeneği var. Bu tür eğlenceli etkinlikleri sosyal medyada paylaşan katılımcılar çok daha fazla kişinin markanızı tanımasına aracılık eder.
Etkinliğin başarısı için program akışını doğru ayarlayın. Çok uzun ya da çok kısa bir zaman dilimi yerine 60 ila 90 dakika sürelik etkinlikler planlayın. Yarım saatlik bir süreyi de networking için ayırın. Program akışını önceden paylaşın bu sayede katılımcılar kendilerini programa göre ayarlar.
Program akışının dengeli olması da önemlidir. Sadece eğitim odaklı bir program yerine hem eğitim hem eğlence içeren bir plan yapın. Sunumları etkileşimli olarak yürütün. Böylece hem konuşmacı hem de dinleyiciler süreç boyunca sıkılmaz.
Ayrıca molaları da ideal biçimde etkinliğin geneline yayın. Aksi takdirde katılımcılarınız kısa sürede sıkılmaya hatta oflamaya ve puflamaya başlar.
Her şey kusursuz ilerlerse etkinlik sonrasında sosyal medyada, basında çok fazla konuşulan bir marka hâline gelirsiniz. Etkinliği düzenleyen firma olarak hakkınızda söylenenler size her zaman gurur verir.
Program akışında önemli detaylardan biri de beklenmeyen durumları planlamaktır. Konuşmacıların gecikmesi, ekipman arızaları, katılımcı sayısının az olması gibi durumlara karşı her zaman B planınız olsun. Önemli bir toplumsal olay, doğal afet ya da olumsuz hava şartları durumunda etkinliği ertelemeniz daha doğru olur.
Etkili Bir Workshop Planı İçin İpuçları
- İçerik Planlaması ve Zaman Yönetimi: Program içeriklerini ve zamanını önceden planlasanız da bazen aksaklıklar yaşanabilir. Bu tür durumlara karşı esnek ve hazırlıklı olmak faydalıdır. Bu nedenle organizasyon sırasında görevlilerin akışı takip etmesinde fayda vardır.
İçeriklerin planlanmasında da ilgiyi canlı tutmaya özen gösterin. Bu noktada moderatörlere önemli bir görev düşer. Moderatörler oturumları ve sunumları yöneterek, yeri geldiğinde araya girerek ilgiyi her daim canlı tutabilir.
- Katılımcı Deneyimi ve Etkileşim Tasarımı: İnsanlar tanımadıkları kişilerin olduğu ortamda aktif katılım noktasında çekingen davranır. Bu nedenle siz onları aktif katılıma teşvik edin. Çalışmaları küçük gruplara bölmek çekingenliği azaltabilir. Ayrıca uygulamaya dönük etkinlikler de katılımcı ilgisini artırmanıza yardımcı olur.
Co-working ortamlarında doğal bir etkileşim yakalama şansınız da var. Bunun için kahvenin birleştirici gücünden yararlanın. Ortak kahve alanlarında toplanan katılımcılar keyifli bir sohbete rahatlıkla dalar. Kahvenin verdiği enerjiyle dinamikleşen muhabbet yeni iş bağlantılarının gelişmesine de yardımcı olur.
Bekleme alanları da yeni dostlukların adresidir. Atıştırmalıkların, masa oyunlarının, dergilerin yer aldığı bekleme alanı sık sık kalabalıklaşır. İnsanlar her fırsatta buraya kaçar.
Bekleme alanlarındaki ve co-working alanının çeşitli noktalarındaki panolarda yer alan eğlenceli görseller dikkat çeker. Bu görseller, keyifli sohbetlerin başlaması için harika bir tetikleyici olabilir.
Dilerseniz özel tanışma aktiviteleri düzenleyin. Tanışma aktiviteleri ile topluluk havası yaratmak istiyorsanız bu aktiviteleri oyunlaştırın. Mesela ilk tanıştığınla selfie çek gibi bir oyun şahane bir kaynaşma yoludur.
- Tanıtım ve Kayıt Süreci: Etkinliğe katılımı artırmak istiyorsanız, duyurularınızı en az 2 hafta önceden paylaşın. Etkinlik bilgilerini erken iletmek, katılımcıların planlama yapmasını kolaylaştırır. Tabii ki etkinliğinizle ilgili duyuruda kullanacağınız afişler, e posta bültenleri ve mesajlar da kurumsal ve profesyonel olmalı. Duyurularınızı zaman zaman tekrarlamalı ve son güne kadar katılımcılara hatırlatmalısınız.
Online bir kayıt sistemi oluşturmak katılımcıların bilgilerini tutmak açısından kolaylık sağlar. Kayıt yaptıran her katılımcıya kaydın onaylandığına dair tatlı mesajlar gönderin.
“Sizi aramızda görmek için sabırsızlanıyoruz” gibi ifadeler kullanın. “Bu etkinlik harika olacak” gibi sözler de katılımı artırır. Bu tür mailler, katılımcıların kendini özel hissetmesini sağlar. Bu tür mesajlar, etkinliğe olan ilgiyi de artırır.
Kayıt sürecinde kontenjanın sınırlı olduğunu da sürekli vurgulayın. Bu sayede insanlar kayıt olmakta acele eder. Başvuruları artırmak için co-working ağlarını da kullanın.
Woop Point co-working alanları etkinlikleriniz için en uygun ortamı sunar.
Dikkatinizi Çekecek Diğer İçerikleriniz: