Şirket toplantıları çoğu birey ve firma için; amaç belirleme, eksikleri görme ya da planlama yapmak için düzenlenir. Ancak şirket toplantıları sanılanın ötesinde bir etkiye sahiptir. Özellikle liderlerin sergilediği tutuma göre toplantılar şirket kültürünü belirlemekle kalmaz, çalışanlar üzerinde de doğrudan etkiye sahip olur.
Daha önce çeşitli toplantılara katılmış olabilirsiniz. Bu toplantıların kaçı sizin için etkiliydi? Aynı şekilde iyi bir yönetim, iletişim ve hedefine uygun ilerleyen liderin bulunduğu toplantılar günlük çalışmanızı nasıl etkiledi? Şüphesiz çalışanlar arasında şirket toplantıları çalışma kültürü ve şirkete yönelik düşünceleri doğrudan etkileyecektir.
Zamansız, planlı yapılmayan ya da en ufak konular için bile düzenlenen toplantılar etkisini yitirir. Temel toplantı hataları arasında yer alan bu unsurlar zaman içerisinde çalışanın şirkete dair olan değer yargılarını alt üst eder. Bu yüzden şirket toplantılarının çalışma kültürü hakkında etkisine daha derin bakmak gerekir. Peki ama şirket toplantılarınız çalışma kültürünüz hakkında ne ifade ediyor?
Şirket Toplantılarınızı Etkili Şekilde Yönetmek için 4 İpucu
Deneyimsiz liderler ya da gerekli özeni gösteremeyen katılımcılar yüzünden toplantılarınız boşa geçen bir zaman haline gelmiş olabilir. Çözümlenemeyen sorunlar arasına yenisini eklerken toplantıda harcadığınız süre tamamen bir hiçe dönüşür. Boşa geçen zaman algısı devamında gün içerisindeki çalışma düzeninizi de etkileyip problemleri beraberinde getirir.
Elbette şirket kültürü içerisinde her toplantı aynı efektif etkiye sahip olmayabilir. Arada görece daha etkisiz toplantılar yapılabilir. Yine de etkisiz toplantı sayılarının artması çalışanlarınızın şirket kültürüne olan bakışını değiştireceğinden bazı taktiklere bağlı kalmak gerekir. Şirket toplantılarını yönetmek için etkili olan 4 ipucu bu konuda size yardımcı olabilir.
1 – Kuralları ve Yapılacakları Önceden Belirleyin
Planlı olmak kadar önleyici davranmak en temel ve değerli hususlardan birisidir. İyi organize edilmiş, görev odaklı ve üretken bir toplantı hedefindeyseniz buna göre hareket etmeniz gerekir. Beklentilerinizi baştan belirlemeniz ekibinizle bir araya geldiğiniz sürede en iyi sonuçları almanızda size yardımcı olacaktır. Aynı zamanda toplantı sonunda bir karşılaştırma yaparak özeleştiri yapmak da mümkün olabilir.
Kurallar ve yapılacaklar hakkında birkaç örnek vermek gerekirse şunlar sıralanabilir:
- Toplantı süreleri en fazla 45 dakika olmalıdır.
- Çalışanlarla toplantılar sabah saatlerinde yapılmalıdır.
- Toplantı ile çalışmaları bölmemek için haftada en fazla 2 toplantı gerçekleştirilmelidir.
- Her toplantıda günü özetleyen ve kayıt altına alan bir birey olmalıdır.
- Zamanında toplantıya katılım gösterilmeli ve zamanında bitirilmelidir. Esneme yapılmamalıdır.
- Toplantı öncesi çalışanlara söz konusu gündem belirtilir ve katılım istekleri müsaitliklerine göre kendilerine bırakılır.
Elbette her şirket kültürü kendine has olacağından kuralları firmanıza göre esnetebilir ya da değiştirebilirsiniz.
2 – İletişimi Kuvvetlendirin ve İşbirliği için Teşvik Edin
Toplantılarda her zaman daha fazla öne çıkan, kendini belli eden ve rahat ifade eden isimler bulunur. Ancak görece daha sessiz kalan katılımcıları görmemezlikten gelmemelisiniz. Tam tersine her bireyin görüşünü almak için çabalamalı, onları toplantı kültürüne dahil ederek paylaşımcı konumuna getirmelisiniz. Toplantıda teşvik sağlamak için birkaç yöntem şu şekildedir:
- Düşünme Fırsatı Yaratın: Soru sorduğunuzda ya da bir sorunu dile getirdiğinizde doğrudan isme yönelik söz vermeyin. Tam tersine çalışanların düşünmesi için birkaç dakikalık minik bir mola oluşturun. Kendi içlerinde konuşmaları, cümleleri toparlamaları için fırsat yakaladıktan sonra toplantıya dahil olacaklarını görebilirsiniz.
- Grup Çalışmalarını Arttırın: Bireysel anlamda arka planda kalmaya yatkın bireyleri grup çalışmaları ile aktifleştirebilirsiniz. Büyük bir toplantı düzenlemek yerine sadece çalışan grup ile birebir görüşme yapmanız her bireyden fikir ve düşünce almanızı sağlar.
- Takipçisi Olun: Sessiz olan çalışan bir şekilde fikir ortaya attıysa ve hoşunuza gittiyse bunun üzerinde durun. Moral olması ve teşvik edici olması amacıyla onlarla doğrudan iletişime geçin. Sadece toplantı sırasında değil sonrasında da dinleyip önem verdiğinizi kontrol ederek yansıtın.
3 – Teknolojik Araçların Gücü: Uygun Bir Toplantı Salonu Kullanın
Ortamın insan üzerindeki etkisi şüphesiz çok önemlidir. Çalışanlarınızı ‘değerli’ hissettirmek, etkili bir toplantı yaparak etkileyebilmek amacıyla toplantı salonlarına dikkat edin. Şirketinizde teknolojik anlamda özenle hazırlanan bir toplantı salonu sadece etkileyici olmakla kalmaz. Toplantı esnasında farklı materyal kullanımı ile sunumları da destekleyerek iletişimi arttırabilir.
Rahat bir alan olması, üretkenliği teşvik etmesi, sunum ya da video gibi paylaşımlar yapılması bu açıdan önemlidir. Woop Point yüksek teknolojik araçlarla oluşturulmuş, modern yapılarıyla sizlere özel toplantı salonları sunuyor.
4 – Geribildirimlerin Gücünden Yararlanın
Toplantılarınızın etkili olup olmadığını, çalışanların gözünde ne anlama geldiğini görmek için geribildirimler alın. Toplantı sonunda mini anketler düzenleyerek ya da sohbet havasında fikir alabilirsiniz. Bu bildirimler çalışanlarınızın rahatlığına göre doğrularını yansıtacaktır ve oldukça güçlü bir etkiye sahiptir.
Söz konusu bu ipuçları sayesinde klasik şirket toplantılarının ötesine geçerek etkili, sonuç veren ve çalışanların üzerinde fikir değiştirecek zamanlar yaratın. Toplantılarınız sayesinde şirket kültürünüz gelişirken etkili bir süreci de yönetmenin keyfini yaşayın.
Şirket Toplantılarınız İşyeri Kültürünüzü Nasıl Yansıtıyor?
Liderlerin toplantılarını yönetme şekilleri temelde şirket yönetiminin bir varyasyonudur. Yani, toplantı yönetmek çalışanlar için şirket yönetmekten pek de farklı değildir. Etkili bir lider şirketi iyi yönetmek kadar toplantıları da yönetir. Ancak faydası olmayan ve çoğu durumda zaman kaybı yaşatan toplantılar lidere olan bakış açısını da olumsuz etkiler.
Şüphesiz etkili, odaklanılmış ve amaçlara uygun ilerleyen bir toplantı çalışanlar üzerinde olumlu dönüş yaratır. Sadece toplantı içerisindeki katılımları değil beraberinde kalan süre zarfında da bireylerin motivasyonu yüksek çalışmasına imkân sağlar. Fakat tam tersine düzensiz, sıkıcı bir o kadar da boşa vakit geçen toplantılar çalışma saatlerinde de verimsiz çalışmaya neden olur.
Tüm bunlar düşünüldüğünde şirket toplantıları iş yeri kültürünü belirleme ve buna yönelik düşünceler oluşma üzerinde oldukça etkilidir. Peki ama toplantılar şirket kültürü hakkında neleri, nasıl yansıtıyor?
İşbirliği ve İletişim
Toplantıların işbirliği ve iletişim içerisinde olması oldukça önemlidir. Baskın isimler tarafından toplantıların sürdürülmesi ve diğer çalışanların sessiz kalması istenecek bir durum değildir. Eğer söz konusu toplantılarınız bu şekilde geçiyorsa kültürel anlamda değişimler de beraberinde gelecektir. Bunun yerine; düzenli, destekleyici, net ve ilgi çekici konular seçerek her çalışanın konuya dahil olmasını sağlayın.
Yönetim Tarzı ve Öncelikler
Sektör, şirket yönetim şekli ya da toplantı alanları farklılaşsa da çalışanların toplantıdan da liderden de beklentileri benzer olacaktır. Toplantıları yönetirken bu beklentileri göz önünde bulundurarak değerleri ve öncelikleri belirlemek gerekir. Genel itibarıyla yönetim tarzı ve değerleri şu şekilde özetlemek mümkün olabilir:
- İşbirliği ve Özerk Yönetim: Toplantıların yönetim şekli sırasında işbirlikçi olmak gerekir. Karar alma yetkisine sahip çalışanlar olup olmadığı gibi durumları belirlemek dahası çalışana hissettirmek gerekir. Eğer toplantıda karar alıcı olan sadece lider olacaksa çalışanların işbirliğini sürdürmesi mümkün olmaz.
- Yaratıcılık ve Yenilikçi Olmak: Söz konusu bir araya gelişlerin her zaman yeni fikir, yenilikçi olması ve çözümler sunması beklenir. Anlamlı sonuçlar alabilmek için bu unsurlar önem arz edecektir.
- Dahil Etme: Değişik bakış açılarına sahip olan çalışanların paylaşım yapmaları için en uygun ortam toplantılardır. Her bireyin değerli olduğunu hissettirerek sürece dahil olmasını sağlayın. Farklı fikirlerin öneminden bahsederek gerekirse cesaretlendirin ya da küçük tartışmaları destekleyin.
Üretkenlik ve Motivasyon
Karar alma, fikir üretme ya da bir soruna çözüm bulmak… Toplantının temel amacı ne olursa olsun üretkenliği sağlamak amacıyla katılım olması şarttır. Zaten birden fazla çalışanı bir araya getirmenin amacı da budur. Mutlaka katılımı arttırıp sonuca ulaşmadan toplantıları sonlandırmayın. Çalışanlar sonuca ulaştığı toplantılar sayesinde daha üretken ve yüksek motivasyon sahibi olacaktır