Ofis Alanı Kullanımını Nasıl Yönetebilirsiniz?

Ofis alanı kullanımını optimize edin, maksimum verimlilik elde edin!

Günün büyük kısmını geçirdiğiniz ofislerin doğru kullanılması, tüm çalışanlar açısından önemlidir. İşlerin sorunsuz yürütülmesi, personelin motivasyonu, çalışma verimliliği gibi hususların etkin biçimde gerçekleşmesi için ofis alanının kullanımına dikkat etmeniz gerekir. Elverişli koşulların sağlanması ise yaratıcılığı ve iş birliğini en iyi şekilde koordine ederek üretkenliği artırır.

Bazen dar bazen de çok geniş bir ofise sahip olabilirsiniz. Dar bir ofiste çalışmak zaman zaman işlerinizi zorlaştırabilir. Her iki durumda da ofis alanı kullanımını, profesyonel şekilde yönetmeniz gerekir. Ofisiniz dar olsa dahi alan verimliliğini sağlayarak, iş dünyasının dinamiklerini etkileyen önemli bir sorunu çözebilirsiniz. Bu sayede geniş bir ofis ortamı yaratarak, çalışmalarınızı nitelikli biçimde sürdürebilirsiniz. Bazı ölçümler yaparak, verileri analiz ederek ve çalışanlarınızın taleplerini dinleyerek, ofis alanı kullanımını yönetmek konusunda daha başarılı olmanız mümkün.

Covid-19 pandemi sürecinde yaygınlaşan evden çalışma döneminin, çalışma sisteminde değişikliğe yol açtığını hatırlarsınız. Zorunlu olarak hibrit ya da tam zamanlı çalışmaya geçen pek çok şirket, benimsediği faaliyet düzenini halen sürdürmektedir. Salgın zamanında, çalışanlarda görülen adaptasyon problemlerinin, fazlasıyla zorlayıcı olduğunu bilirsiniz.

Olumsuzluklarla başa çıkma çabası ise ofis alanı kullanımı konusunda, yeni düzenlemeler yapmanızı gerektirir. Evden çalışma konforunu keşfeden personeliniz, ofiste çalışırken aynı rahatlığı hissetmeyi arzu eder. İşverenler de buna yönelik olarak birtakım düzenlemeleri hayata geçirmeye çalışıyor.

Hazır ofisler, yeni firmaların ya da ofis değişikliği yapmak isteyenler için profesyonel çözümler sunar. Pek çok detayı düşünerek vakit kaybetmek, ekstra maliyet harcamak ve çaba göstermek yerine, kusursuz hazır ofis tasarımını Woop Point uzmanlığına bırakabilirsiniz.

Ofis Kullanımı Nedir?

Ofis alanı kullanımıyla verimliliği artırın, iş yerinize düzen katın!

Ofisteki mevcut alanı en iyi şekilde kullanmak ofis kullanımı olarak ifade edilebilir. Ofisin genişliği, ihtiyaç duyulan mobilyalar ve diğer gereçler göz önünde bulundurularak ofis kullanımında verimlilik sağlanabilir. Ofis kullanımının nasıl yönetileceği konusunda şu tür detayları göz önünde bulundurabilirsiniz:

Çalışma alanlarının genişliği,
Mevcut personel sayısı,
Ofise gelen ziyaretçiler (Müşteriler, ortaklar vs.),
Çalışma alanında kullanılacak mobilyaların, masa ve sandalyelerin ebatları,
Ziyaretçilerin yoğun olarak ofiste bulunduğu saatler,
Hibrit çalışma modeli uygulanan alanlarda çalışanların ofiste bulunduğu saatler,

Bu tür detayların yanı sıra hareket özgürlüğünün sağlanması, ortamda tolere edilebilir seviyede bir gürültü olması gibi detaylar da önemlidir. Bu noktada çalışan görüşlerine başvurarak fikir edinebilirsiniz.

Ofis alanı kullanımı için yaratıcı çözümler, geleceği planlayın!

Ofis alanı kullanımını ölçerken yararlanabileceğiniz metriklerden bazıları şöyledir:

Kullanım Oranı

Kullanım oranını hesaplamak için çalışanların işgal ettiği alan tespit edilmelidir. Ardından toplam alan kapasitesi belirlenmelidir. Bu iki verinin birbirine oranı ofisin kullanım oranını verir. Kullanım oranını belirleyerek ısıtma, aydınlatma için yeni planlamalar yapabilirsiniz. Bu sayede ofisinizin fatura maliyetlerini azaltmanız mümkün hale gelir. Kullanım oranı düşük olan alanları çalışanlar için cazip hâle getirerek, ofisin bu bölümlerini en iyi şekilde değerlendirebilirsiniz.

En Yüksek Kullanım Oranı

Ofisteki belli alanların en yoğun ne zaman kullanıldığını gösteren orandır. Kullanım oranının en yüksek olduğu zamanlarda, çalışan deneyiminin durumu değerlendirilmelidir. Aynı zamanda alanların az kullanılması durumunda, gereksiz harcamaların söz konusu olup olmadığı da incelenmelidir. Bu sayede alanların kullanımında stratejik düzenlemeler yapabilirsiniz.

Haftalık Kullanım Oranı

Haftalık olarak ofislerin yoğunluk oranı izlenmelidir. Özellikle hibrit çalışma modelinin uygulandığı iş yerlerinde haftanın hangi günlerinde yoğunluğun arttığını takip etmenizde fayda var. Ofiste yoğunluğun az olduğu günlerde kullanılmayan odaların elektriği, ısıtması kapatılabilir. Ayrıca işlerin aksamaması için bu tür alanlar yoğun olmayan günlerde temizlenebilir ya da bakım, onarım çalışmaları bu günlerde yapılabilir.

Tahmini Kullanım Oranı

Ofis kullanımı konusunda ileriye dönük tahminler yapabilirsiniz. Gelecekte beklenen personel ve ziyaretçi sayısı gibi metrikleri dikkate alarak, tahmini kullanım oranını belirleyebilirsiniz. Böylece yeni personeller için her zaman konforlu bir alan sağlanması ve verimliliğin korunması gibi farklı avantajlar elde edilebilir.

Ofis Kullanımı Ölçmenin Faydaları Nelerdir?

Ofis kullanımında gerekli ölçümleri yaptığınız takdirde elde edebileceğiniz faydalar şöyledir:

Verimsizliğe yol açan unsurları hızlı şekilde belirleyebilirsiniz.
Elde ettiğiniz ölçüm sonuçlarına göre düzeltici uygulamaları, vakit kaybetmeden hayata geçirebilirsiniz.
Ofisinizin kaç kişilik bir çalışma alanı sunduğunu ölçerek, çalışan sayınıza göre yeni bir ofise geçip geçmeyeceğinize karar vermeniz mümkün.
Ziyaretçi trafiğini günlere göre değerlendirerek randevularınızı daha planlı hâle getirebilirsiniz. Ziyaretçi yoğunluğu ofisinizde işleri güçleştiriyorsa hazır ofis kiralama gibi hizmetlerden yararlanabilirsiniz.
Ofis kullanımının en yoğun olduğu saatleri düzenleyerek, çalışanların hibrit çalışma programını değiştirebilirsiniz.
Çalışanlardan geri bildirim alarak yapılan ölçümler, çalışanların kendilerini değerli hissetmesi açısından önemli.
Ofis kullanımını ölçmek, sürdürülebilir enerji verimliliği açısından da fayda sağlıyor.

Dijital Çağda Ofis Alanının Önemi

Ofis alanlarının dijital çağa ayak uydurması için modern olanaklarla donatılması oldukça önemlidir. Sunum sistemlerinden kahve makinelerine kadar her alanda, gelişmiş teknolojiye sahip gereçleri tercih etmek, ofis alanlarının daha verimli kullanılmasına yardımcı olur. Dijital çağı yakalamak için çalışanları, ofisteki çalışma masalarına mahkûm olmaktan kurtarabilirsiniz. Böylece herkes işini daha rahat takip edebilir. Dinlenme alanlarından bahçe düzenine ve erişilebilir sistemlere kadar her detay, ofis alanındaki yoğunluğun önüne geçmeye yardımcı olabilir.

Gelişmiş servis sağlayıcılar, ihtiyaç duyulan faaliyetleri, internet ağları üzerinden kolaylaştırır. Dijital olanaklar yazıcı, tarayıcı, printer ve fax gibi cihazlara, uzaktan erişim fırsatı sunarak iş akışını hızlandırır. Bu sayede bekleyerek zaman kaybetme gibi sorunların önüne geçebilirsiniz. Dijitalleşme, müşteri görüşmeleri noktasında da optimum fayda sağlar. Müşterilerinizle mobil uygulamalar üzerinden görüşerek, ofisinizi sadece gerekli durumlarda müşteri görüşmeleri için kullanabilirsiniz. Öte yandan toplantıların bir kısmını online yaparak toplantı odalarındaki yoğunluğun azalmasına katkı sağlayabilirsiniz.

Ofis alanı, her türlü teknolojik ve dijital olanaklardan yararlanmanıza imkân sunmalıdır. Örneğin yüksek hızda Wi-Fi bağlantısı ve kaliteli mikrofon, kamera gibi cihazlar sayesinde işlerin büyük bir kısmını online olarak takip edebilirsiniz. Akıllı ofis sistemlerinin kullanılması da çalışmaları, daha kolay hâle getiren yenilikçi çözümlerdir. Akıllı güvenlik ve kontrol sistemlerini, ofisin farklı noktalarında kullanmanız mümkündür. Ayrıca ergonomik tasarımlı mobilya ve aksesuarlar ile çalışanların hem konforunu hem de performansını artırabilirsiniz.

Dijital çağa ayak uyduran hazır ofisler, sanal ofisler ve toplantı odaları sayesinde, işletmenizin verimliliğini maksimum seviyeye çıkarabileceğiniz yerdesiniz. Sanal ve hazır ofis fiyatları avantajından yararlanarak, hızla gelişen iş dünyasının dinamiklerini keşfetmeye hazırsanız, hemen Woop Point firmamızla iletişime geçebilirsiniz.

Dikkatinizi Çekebilecek Diğer İçeriklerimiz: